Resumen

El presente manual tiene por objeto servir como referencia para poder visualizar un buzón de correo compartido a través de la aplicación de Outlook Web App.

Productos

• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard
• Exchange Online

Procedimiento

Ingresamos a nuestro portal de Office 365, https://portal.office.com/, e iniciamos sesión digitando nuestro usuario y contraseña.

Una vez en nuestro panel de Office 365 buscamos la aplicación de Outlook, para ingresar a nuestro correo electrónico.

Dentro de nuestra aplicación de Outlook, debemos posicionarnos sobre "Carpetas", y dar clic derecho sobre este para desplegarnos las siguientes opciones.

Seleccionamos la opción “Add shared folder” o “Agregar carpeta compartida”. Nos aparecerá un recuadro en donde debemos digitar la dirección del buzón compartido, confirmamos con el botón “Add” o “Agregar”.

El buzón compartido que se muestra en la lista de carpetas en Outlook Web App. Puede expandir o contraer las carpetas del buzón compartido como sea posible con el buzón principal. También puede quitar el buzón compartido desde la lista de carpetas.

Resumen

La finalidad de este manual es guiar al usuario final a través de los pasos necesarios para cargar y cerrar un buzón compartido en Office 365.

Productos

• Office 365 Business Premium
• Microsoft 365

Procedimiento

Para cargar nuestro buzón compartido debemos dirigirnos a Archivo posteriormente en la pestaña Información dar clic en Configuración de la cuenta y dar clic en Configuración de la cuenta…

Estando en la ventana de Configuración de la cuenta seleccionar la cuenta de correo y dar clic en Cambiar.

En la ventana de Cambiar cuenta, dar clic en Mas configuraciones…

A continuación, en la ventana de Microsoft Exchange dar clic en el botón Agregar.

Deberá teclear la dirección de correo del buzón compartido y dar clic en Aceptar

En la ventana anterior dar clic en Aceptar.

Para finalizar dar clic en Siguiente y Finalizar.

Cerrar un buzón compartido

Para borrar un buzo compartido es necesario dar clic derecho sobre el buzón a eliminar y seleccionar Cerrar “Nombre_de_buzón”.

Resumen

La finalidad de este manual es guiar al usuario final a través de los pasos necesarios para recuperar correos eliminados en Outlook y vía web Office 365.

Productos

• Office 365 Business Essentials
• Office 365 Business Premium
• Microsoft 365

Procedimiento

Si se quita un elemento de la carpeta Elementos eliminados, permanece en la carpeta de Elementos recuperables de ese buzón hasta 30 días. Para buscar el elemento, siga estos pasos:
 

En Outlook, haga clic en la opción de Elementos eliminados y, a continuación, haga clic en Recuperar los elementos recientemente eliminados de esta carpeta.

Seleccione el elemento o los elementos que desea recuperar, haga clic en Restaurar elementos seleccionados y, a continuación, haga clic en Aceptar.

¿A dónde van los elementos recuperados? Al recuperar los elementos de la carpeta elementos recuperables, se mueven a la carpeta elementos eliminados. Por tanto, después de recuperar un elemento, puede encontrarlo en la carpeta elementos eliminados y, a continuación, moverlo a otra carpeta.

OWA

Inicie sesión en su portal de Office ingresando a https://portal.office.com con sus credenciales.

Dentro del panel de Office 365 dar clic en Outlook.

En la lista de carpetas de correo electrónico, haga clic con el botón derecho en Elementos eliminados y seleccione Recuperar elementos eliminados.

Cuando encuentre el elemento, selecciónelo y, a continuación, seleccione recuperar.

Los elementos recuperados se mueven a la ubicación predeterminada para cada tipo de elemento.

• Los mensajes van a la Bandeja de entrada.
• Los elementos de calendario van al Calendario.
• Los contactos van a la carpeta Contactos.
• Las tareas van a la carpeta Tareas.

Resumen

La finalidad de este manual es guiar al usuario final compartir calendarios por medio de Outlook para Windows para que usuarios en la organización puedan ver, editar etc. os eventos en dichos calendarios.

Productos 

• Office 365 Business Essentials
• Office 365 Business Premium
•  Exchange Online
•  Outlook 2016 para Windows
•  Outlook 2019 para Windows

Procedimiento

Entramos a la aplicación de Outlook para Windows y vamos a la carpeta Calendario.

Haga clic en Compartir calendario.

Elija el calendario que desea compartir en el menú desplegable.

 En el cuadro de diálogo propiedades de calendario , haga clic en Agregar.

Puede buscar personas en la libreta de direcciones o escribir sus direcciones de correo electrónico en el cuadro Agregar. Cuando haya acabado de agregar nombres en el cuadro de diálogo Agregar usuarios , haga clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo Propiedades de calendario, seleccione el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona y, a continuación, elija el nivel de detalles que desea compartir con la persona y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Qué permisos tienen los usuarios para el calendario

Puede elegir entre varios niveles de permisos diferentes al compartir el calendario.

• Puede ver cuándo estoy ocupado. Los usuarios que compartan el calendario con este nivel de permisos solo podrán ver las horas disponibles, como esta:
• Permite ver títulos y ubicaciones. Los usuarios que compartan el calendario con este nivel de permisos verán disponibilidad y el asunto y la ubicación de la reunión, como este:
• Permite ver todos los detalles. Los usuarios que compartan el calendario con este nivel de permisos verán todos los detalles de las citas, tal y como lo ve.

La persona con la que ha compartido su calendario recibirá una invitación por correo electrónico.

Una vez que el destinatario hace clic en Aceptar, verá su calendario compartido en la lista de calendarios.

Resumen

El presente manual tiene por objeto servir como referencia para los reportes de correo electrónico de correo no deseado, correo Phishing y correo deseado.

Productos

• Outlook Web
• Outlook Desktop

Procedimiento

1. En la aplicación de Outlook en la pestaña de ‘Inicio’, en el apartado de ‘Protección’, encontrará la siguiente aplicación: Informar de Mensaje.

2. Dependiendo el correo electrónico que tengamos seleccionado, podemos seleccionar una de las siguientes acciones:

•        Correo No Deseado.
•        Suplantación de Identidad.
•        Correo Deseado.

Correo no Deseado.

Esta opción debe ser usada, cuando estamos recibiendo Spam a nuestro correo u otro tipo de amenaza de correo electrónico. Para amenazas de Phising o robo de identidad, seleccione la opción de Phishing y vaya al siguiente punto.

1. Cuando seleccionemos esta opción, nos preguntará si queremos enviar una copia del mensaje a Microsoft. Tenemos que dar click en la opción “Informar”, para procesar el reporte de correo no deseado.

2. Al final recibiremos la confirmación de que el mensaje se moverá a los correos no deseados.

Suplantación de Identidad (Phishing).

Cuando se detecte que hay un correo intentando robar nuestra información, ya sea solicitando nuestra contraseña y que ingresemos a algún enlace para validar datos, podemos usar esta opción para reportarlo.

1. Nos preguntará si queremos enviar una copia del mensaje a Microsoft. Tenemos que dar click en la opción “Informar”, para procesar el reporte de correo no deseado.

2. Al final recibiremos la confirmación de que el mensaje será marcado como Phishing (Pesca), y se eliminará de nuestro buzón.

Correo Deseado.

Regularmente cuando nos llegan correos a Spam o a la bandeja de correo no deseado, y son correos que se filtraron erróneamente, podemos seleccionar

1. Nos preguntará si queremos enviar una copia del mensaje a Microsoft. Tenemos que dar click en la opción “Informar”, para procesar el reporte de correo no deseado.

2. Al final recibiremos la confirmación de que el mensaje se moverá a la bandeja de entrada.

Productos

• Office 365 Business Essentials
• Office 365 Business Premium
• Exchange Online
• Outlook 2016 para Mac

Resumen

La finalidad de éste manual es guiar al usuario final en la configuración de su cuenta de Office 365 en Outlook 2016 para Mac

Procedimiento

1.- Para realizar ésta configuración es necesario tener instalado y abierto Outlook 2016 para Mac. Para comenzar, damos clic en Outlook en la barra superior y seleccionamos Preferencias…

2.- En la ventana Preferencias de Outlook, damos clic en Cuentas en el apartado Configuración personal.

3.- Se abrirá la ventana Cuentas, donde daremos clic en el botón Exchange u Office 365 para configurar nuestra cuenta.

4.- En la pantalla que se despliega, introducimos nuestro correo en Dirección de correo electrónico y Nombre de usuario. En el apartado Contraseña, introducimos nuestra contraseña y seleccionamos Configurar automáticamente. Finalmente, damos clic en Agregar cuenta.

5.- En caso de presentarse la siguiente ventana, seleccionamos Utilizar siempre mi respuesta en este servidor y damos clic en Permitir.

6.- Se abrirá una ventana con la pantalla de login de Office 365, donde introduciremos nuestros datos y daremos clic en Iniciar sesión. Una vez que se verifiquen nuestras credenciales se terminará de configurar automáticamente nuestra cuenta.

7.- Con esto termina el procedimiento de configuración de cuenta Office 365 en Outlook 2016 para Mac.

Resumen

Un perfil está compuesto por las cuentas, los archivos de datos y las opciones de configuración que especifican dónde se guardan los mensajes de correo electrónico. Es posible que cuando su correo electrónico no esté sincronizando correctamente en Outlook, o hay sido recientemente migrado a Microsoft 365, tenga que generar un nuevo perfil y realizar una reconfiguración de su cuenta. 

Productos

• Outlook Desktop (Windows).

Procedimiento

Para crear un perfil nuevo, siga los siguientes pasos.

1.        En Outlook, seleccione la pestaña Archivo en la parte superior izquierda.
   
   
   
   
2.        Posteriormente vaya la opción Configuración de la cuenta y luego a Administrar perfiles.
   
   
   
   
3.        Aparecerá la siguiente pantalla, en la que tenemos que seleccionar la opción Mostrar Perfiles…
   
   
   
   
4.        En la siguiente pantalla damos click en Agregar…
   
   
   
   
5.        Nos solicitará indicar un nombre para el perfil nuevo que vamos a crear y damos click en Aceptar.
   
   
   
   
6.        Nos aparecerá la siguiente pantalla en donde tenemos que indicar en nombre de la cuenta, la dirección del correo y la contraseña de la cuenta. Posteriormente damos click en Siguiente.
   
   
   
   
7.        Si la cuenta se configuró correctamente aparecerá la siguiente pantalla. Damos click sobre Finalizar.
   
   
   
   
8.        En la pantalla de administración de Perfiles, aparecerá el perfil que hemos creado, el cual ya tiene configurada nuestra cuenta de correo. Debemos asegurarnos de que esté seleccionada la opción Usar siempre esté perfil y esté seleccionado el perfil que acabamos de crear. Al final damos click sobre Aplicar. 
   
   
   
   
9.        Solo es necesario que cerremos y volvamos a abrir Outlook. Aparecerá la cuenta que configuramos y comenzará a sincronizar.

Crear perfil sin Cuenta. 

Puede crear un nuevo perfil sin la necesidad de configurar una cuenta, puede crear un perfil vació, sin cuenta. Esto es útil si se va a configurar una cuenta con Multi-factor authentication (MFA).

1.        Realice las mismas acciones desde el paso 1 al paso 5.
2.        Cuando solicite la configuración de la cuenta, de click en Cancelar.
   
   
   
   
3.        Aparecerá una notificación que indica que se creará el perfil sin cuentas de correo. Le damos click en Aceptar.
   
   
   
   
4.        En la pantalla de administración de Perfiles validamos que esté seleccionado el perfil nuevo y la opción Usar siempre este perfil. Damos click en Aplicar.
   
   
   
   
5. Debemos cerrar y volver abrir Outlook. Al abrir Outlook, aparecerá la siguiente pantalla para realizar la configuración de la cuenta desde la aplicación de Outlook. 
   
   

Pasos para activar firmas DKIM desde Microsoft Defender portal

Todos los dominios aceptados del inquilino se mostrarán en el portal de Microsoft Defender en la página DKIM. Si no lo ve, agregue el dominio aceptado desde la página dominios. Una vez agregado el dominio, siga los pasos que se muestran a continuación para configurar DKIM.

Paso 1: En la página DKIM, seleccione el dominio que desea configurar.

"Página DKIM del portal de Microsoft Defender con un dominio seleccionado"

Paso 2: Haga clic en Crear claves DKIM. Verá una ventana emergente que indica que necesita agregar registros CNAME en su Zona DNS de su dominio.

Crear claves DKIM

Paso 3: Copiar los CNAMES que se muestran en la ventana emergente.

Paso 4: Publicar los registros CNAME copiados en el proveedor de servicios DNS.

En el portal de administración de su dominio dentro de la Zona DNS, agregue los registros CNAME para DKIM del dominio que quiera habilitar. Asegúrese de configurar los campos con los siguientes valores para cada uno:

Record Type: CNAME 

HostName: Paste the values you copy from DKIM page.

Points to address: Copy the value from DKIM page.

TTL: 3600 s (or your provider default)

"Ejemplo registro DKIM"

Paso 5: volver a la página DKIM para habilitar DKIM

Si ve el error El registro CNAME no existe, es posible que se deba a:

Sincronización con el servidor DNS, que puede tardar de unos segundos a horas, si el problema persiste, repita los pasos de nuevo.

Pasos para configurar firma DMARC en dominios Microsoft 365

Paso 1.- Tener habilitado un buzón compartido nombrado DMARC

Paso 2.- Realizar el registro en tu zona DNS

Una vez que tengas tu buzón compartido de crear el registro TXT

Tipo de registro: TXT

Nombre: _dmarc

TTL:3600

Registro TXT Data: v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:dmarc@(TU DOMINIO); pct=100; sp=reject

Resumen

El presente manual tiene como objetivo explicar el procedimiento para poder realizar seguimiento de mensajes en un periodo de tiempo predeterminado.

Productos

• Licenciamiento Microsoft 365

Procedimiento

1. Ingrese al portal de Office 365, https://portal.office.com.



2. Ingrese al Panel de Administración de Office 365.



3. En la barra izquierda, seleccione la opción: Mostrar todo.



4. En el apartado Centros de administración, seleccionamos Exchange.



5. Dentro del Centro de administración de Exchange, seleccionamos Flujo de correo >> Seguimiento de mensajes.



6. Seleccionamos Iniciar un seguimiento.



7. En este punto, podremos llenar los siguientes campos:

Remitentes: haga clic en este cuadro y empiece a escribir para escribir o seleccionar uno o varios remitentes de su organización.

Destinatarios: haga clic en este cuadro y empiece a escribir para escribir o seleccionar uno o varios destinatarios de su organización.

Intervalo de tiempo: El valor predeterminado es 2 días, pero puede especificar intervalos de fecha y hora de hasta 90 días. Al usar intervalos de fecha y hora, tenga en cuenta los siguientes problemas.

Estado de entrega: Puede dejar seleccionado el valor predeterminado All (Todo) o puede seleccionar uno de los siguientes valores para filtrar los resultados:

-Entregado: el mensaje se entregó correctamente en el destino previsto.

-Expandido: se expandió un destinatario del grupo de distribución antes de la entrega a los miembros individuales del grupo.

-Error: el mensaje no se entregó.

-Pendiente: se intenta o se vuelve a intentar la entrega del mensaje.

-En cuarentena: el mensaje se puso en cuarentena (como correo no deseado, correo masivo o phishing). Para obtener más información, vea Mensajes de correo electrónico en cuarentena en EOP.

-Filtrado como correo no deseado: el mensaje se identificó como correo no deseado y se rechazó o bloqueó (no se puso en cuarentena).

-Obtener estado: Microsoft 365 ha recibido recientemente el mensaje, pero aún no hay ningún otro dato de estado disponible. Puede volver a comprobarlo en unos minutos.

Id. del mensaje: Id. de mensaje es el id. de mensaje de Internet (también conocido como id. de cliente) que se encuentra en el campo encabezado Message-ID del encabezado del mensaje. Los usuarios pueden proporcionarle este valor para investigar mensajes específicos.

Dirección: Puede dejar seleccionado el valor predeterminado Todo , o bien puede seleccionar Entrante (mensajes enviados a destinatarios de su organización) o Saliente (mensajes enviados desde usuarios de su organización) para filtrar los resultados.

Dirección IP del cliente original: Puede filtrar los resultados mediante los criterios de "dirección IP de cliente" para investigar los equipos hackeados que envían grandes cantidades de correo no deseado o malware. Aunque parezca que los mensajes proceden de varios remitentes, es probable que el mismo equipo esté generando todos los mensajes.

Tipo de informe: Los tipos de informe disponibles son:
Informe de resumen (Acceso en línea): Una vez ejecutado el seguimiento del mensaje, se mostrarán los resultados, ordenados por fecha y hora descendentes (la más reciente se muestra primero).
Informe de resumen mejorado (Solo archivo CSV descargable): Un informe generado del tipo Resumen mejorado está disponible en Informes descargables al principio del seguimiento del mensaje.

Informe ampliado (Solo archivo CSV descargable): Un informe generado del tipo Extended está disponible en Informes descargables al principio del seguimiento del mensaje.



NOTA: En caso de realizar un seguimiento de mensajes con rango de tiempo menor o igual 10 días podrá ser visualizado de manera inmediata o descargable mediante un archivo CSV.

Cuando se realiza un seguimiento de mensajes a partir de 15 días se podrá descargar únicamente mediante un archivo CSV.

8. Una vez llenados los campos anteriormente mencionados, damos clic en Buscar.



9. En caso de generar un reporte menor o igual a 10 días podremos visualizar las siguientes opciones:

Exportar resultados: Permitirá exportar la búsqueda con base en las siguientes 3 opciones:

-Exportar todos los resultados.
-Exportar resultados cargados.
-Exportar elementos seleccionados.

Editar seguimiento de mensajes: Permitirá modificar el seguimiento de mensajes actual o crear una nueva búsqueda.
Actualizar.
Filtro.
Buscar.



9.1 Al seleccionar un resultado de búsqueda dentro del seguimiento de mensajes podrá visualizar el informe completo del mismo. Como, por ejemplo: la fecha, estatus, eventos del mensaje e información adicional.



10. Si el seguimiento de mensajes fue creado a partir de 15 días podrá descargarlo al inicio del seguimiento de mensajes, dando clic en Informes descargables y posteriormente, podrá descargar el archivo CSV.