Resumen

El presente manual tiene como objetivo explicar el procedimiento para poder realizar un prorrateo desde Dynamics 365. Solo aplica para contratos anuales.

Productos

• Microsoft 365 Apps for business

• Microsoft 365 Apps for enterprise

• Dynamics 365

Procedimiento

Un prorrateo consiste en el alta de uno o más licenciamientos que toman en cuenta un periodo dado desde la fecha solicitada hasta la fecha de vencimiento del contrato. Estas solicitudes suelen llegar directamente al Centro de Ayuda.

Para realizar este proceso, es necesario contar con todos los permisos de acceso a Dynamics y se deberá de hacer lo siguiente:

1. Ingresar a Dynamics 365 con la cuenta de correo de Alianza Corp, Dynamics 365

2. Ingresar a la sección Búsqueda categorizada

3. Escribir en la barra de búsqueda el dominio de la cuenta o el contacto.

4. Con base en los resultados arrojados, seleccionar el Contacto junto con la razón social perteneciente al dominio.

5. Seleccionar Nombre de la cuenta

6. Ya una vez dentro de la cuenta, ingresar a la sección Contratos

7. Abrir cada contrato para verificar que en la sección Productos se encuentre la licencia solicitada.

8. Corroborar que el contrato del cliente sea ANUAL de estas 2 maneras:

*Revisar que el nombre de la licencia contenga Periodo Anual

*Verificar que en la sección Pedidos Asociados solo tenga 1 pedido

9. Si el contrato es anual, ingresar a la sección Oportunidades 

10. Seleccionar la opción Crear Oportunidad

11. Escribir lo siguiente en cada sección:

 *Tema: “Prorrateo Contrato c (número de contrato anual)”

 *Contacto: El nombre de la persona que seleccionaste en el paso 4

 *Fecha estimada de cierre: El último día del mes actual.

12. Llenar los datos correspondientes de las secciones, dependiendo del cliente.

a. Lista de Precios seleccionar Dólares

b. Tiene presupuesto seleccionar SI

c. Periodicidad seleccionar  VU (venta única).

d. Facturar por: seleccionar ACS

e. Facturar en: seleccionar Pesos (a menos que el cliente especifique lo contrario).

f. Condiciones de pago seleccionar Pago a 15 días

NOTA: es necesario hacer clic en la lupa ubicada en la parte derecha del texto para obtener los datos más recientes y correspondientes.

13. En la sección Elementos de línea de producto, hacer clic en Agregar Producto

14. En “Familia de Productos:” seleccionar NUBIT

En “Subfamilia de producto” hay 2 opciones:

*Seleccionar Modern Workplace si las licencias corresponden a Microsoft.

*Seleccionar Otras Nubes/Hosting, si las licencias son buzones de IMAP.

En “Producto existente”, escribir el nombre de la licencia, asegurándose que corresponde a un Periodo Anual.

15. Acceder al Portal de Office, Página principal de Microsoft Office, y hacer clic en el ícono de SharePoint.

Hacer clic en Cloud Team

Seleccionar Documentos

En la lista de documentos que se muestra, seleccionar Calculo de Prorrateo de Cuentas Anuales Semestrales y TrimestralesV2.xlsx

16. En el archivo de Excel, escribir la fecha del contrato ya visto en el paso 8 en Fecha de inicio de contrato.

En Fecha fin de contrato, aumentar 1 año a la fecha de inicio.

NOTA: Asegurarse que sean 365 días en Días del Contrato. (En caso de ser año bisiesto, serían 366 días)

 En Fecha de Alta en Cuenta de Prorrateo colocar la fecha actual.

 En Número de Cuentas/Items, escribir el número de licencias que se vayan a prorratear.

17. Copiar la cantidad que aparezca en “Total a Facturar” del archivo de Excel.

NOTA: Dicha cantidad no es entera.

18. Pegar el número en la sección “Cantidad” de Dynamics